Il Whistleblowing è da considerarsi come strumento fondamentale per contrastare possibili illeciti e a diffondere nei dipendenti la cultura dell’etica e della legalità all’interno delle organizzazioni, per creare un clima di trasparenza e senso di partecipazione.
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Scadenzario
Dal 15 luglio 2023 è obbligatorio predisporre canali di segnalazione (protetti) a carico di:
- soggetti pubblici;
- datori privati che hanno impiegato, nell’ultimo anno, una media di almeno 50 lavoratori subordinati a tempo indeterminato o determinato;
- datori privati che si occupano di alcuni specifici settori, anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto il requisito dimensionale minimo di 50 dipendenti;
- datori privati che adottano i modelli di organizzazione e gestione di cui al Dlgs 231/2001, a prescindere dalle dimensioni.
L’obbligo di istituzione del canale di segnalazione interna decorre dal 17 dicembre 2023 per i soggetti del settore privato che hanno impiegato una media di almeno 50 lavoratori subordinati a tempo indeterminato o determinato.
Chi può segnalare?
- Enti pubblici;
- lavoratori subordinati del settore privato;
- lavoratori autonomi;
- titolari di rapporti di collaborazione che svolgono la propria attività lavorativa presso soggetti del settore pubblico o privato;
- lavoratori o collaboratori che forniscono beni o servizi a soggetti del settore pubblico o privato;
- liberi professionisti e consulenti;
- volontari e tirocinanti che prestano attività presso gli stessi soggetti;
- azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza e rappresentanza.
Cosa si può segnalare?
Le segnalazioni devono avere a oggetto comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato (ad esempio, illeciti amministrativi, contabili, civili o penali) o condotte rilevanti in base al Dlgs 231/2001 o le violazioni delle norme regolamentari europee.
Come avvengono le segnalazioni?
I soggetti pubblici e privati devono attivare un canale di segnalazione interna (ovvero un portale web che implementa la cifratura dei dati) che garantisca, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione. Quest’ultima può essere effettuata in forma scritta, orale o anche mediante incontro diretto con l’ufficio che gestisce il canale.
Oltre al canale interno (di norma da usare nell’ambito del contesto lavorativo), in casi particolari, i segnalanti potranno ricorrere a quello esterno (Anac), alla divulgazione pubblica o alla denuncia all’Autorità giudiziaria.
I soggetti denuncianti godono di una serie di misure di protezione e non possono subire alcuna ritorsione. L’onere di provare che tali condotte o atti siano estranei alla segnalazione è a carico di chi li ha posti in essere.
Come muoversi
- Dotarsi di una piattaforma web di segnalazione sicura, che protegga la riservatezza dell’identità e i dati personali di chi denuncia condotte illecite, per gestire le segnalazioni tramite un software che utilizzi sistemi crittografici, capaci di garantire la riservatezza dell’identità di chi segnala, della persona coinvolta e del contenuto della segnalazione stessa.
- Organizzarsi per la gestione delle segnalazioni definendo una policy, una struttura esterna o un outsourcer da incaricare come gestore delle segnalazioni.
- All’arrivo delle segnalazioni, queste dovranno essere gestite dalla struttura preposta per controllare il contenuto, garantire la tutela dei segnalanti, segnalare all’impresa i provvedimenti conseguenti in caso di attendibilità o veridicità degli illeciti segnalati!
Inoltre, il trattamento dei dati personali e la documentazione inerente alle segnalazioni dovranno essere gestiti rispettando le regole e i principi regolati dal GDPR (incarichi, registro del trattamento, valutazione di impatto, misure di sicurezza, ecc.).
Sanzioni
Si rischiano sanzioni da 10 mila a 50 mila euro se non vengono istituiti canali di segnalazione, se non sono adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni, e in caso di condotte ritorsive. A queste vanno aggiunte altre multe applicabili per le violazioni del GDPR.
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In pratica, possiamo occuparci non solo dell’attivazione della piattaforma, ma dell’intera procedura e della creazione di una struttura in outsourcing per la gestione delle eventuali segnalazioni. Ecco le soluzioni proposte da Spaziottantotto:
Opzione 1
Incarico di gestore delle segnalazioni e gestione di tutti gli adempimenti.
Fornitura di una piattaforma dedicata all’azienda, personalizzabile e brandizzabile.
Opzione 2
Incarico di gestore delle segnalazioni e gestione di tutti gli adempimenti.
Fornitura di una piattaforma condivisa, non personalizzabile ma brandizzabile.
In caso di segnalazioni, è previsto poi un costo orario per la gestione di ciascuna segnalazione, con addebito mensile basato sui tempi effettivamente impiegati.
Per ulteriori informazioni o per iniziare a usufruire dei nostri servizi, vi invitiamo a contattarci immediatamente tramite il modulo di contatto qui sotto!
