I controlli dell’Agenzia delle Entrate agli intermediari Entratel in merito alla privacy e all’apposizione del visto di conformità.
Nel corso dell’anno, gli intermediari Entratel sono sottoposti a numerose verifiche da parte dell’Agenzia delle Entrate. L’individuazione dei soggetti da controllare avviene attraverso una procedura particolare, atta ad identificare le anomalie e le irregolarità negli invii dei dati e delle informazioni di loro competenza. Sono esaminate le possibili dichiarazioni omesse o tardive (anche rispetto a quelle scartate e non ritrasmesse), l’assenza di abbinamento tra due intermediari per le dichiarazioni disgiunte, gli invii forzati, qualora risultino eccessivi, ma soprattutto, vengono effettuati controlli molto stretti in merito agli adempimenti delle regole sulla privacy e delle procedure per l’apposizione del visto di conformità.
Le verifiche in merito ai dati personali sono relative ad aspetti specifici del loro trattamento. In particolare, sono oggetto di controllo:
- la designazione degli attori e le istruzioni operative;
- l’esistenza di documentazione sulla protezione dei dati (ad es. DPS);
- l’esistenza di una corretta gestione delle password;
- la configurazione delle singole postazioni di lavoro (ad es. la presenza di screensaver);
- i software di protezione contro i rischi di accesso esterno ai dati e la loro manomissione;
- le modalità di conservazione e di archiviazione dei dati sensibili.
Per quanto riguarda l’apposizione del visto di conformità, le autorità sono invece rivolte verso la correttezza di un più ampio spettro di parametri. Il primo è l’effettiva presenza dei soggetti esaminati negli elenchi dei professionisti abilitati – sempre consultabile a partire dal sito dell’Agenzia delle Entrate. Gli altri sono:
- le ricevute degli invii annuali delle comunicazioni preventive di cui all’art.21. Queste riguardano in particolare l’autocertificazione della sussistenza dei requisiti Art.8 co.1 dm 164/99 e dell’inesistenza di condanne o di procedure concorsuali, l’attestazione della sottoscrizione e la conseguente attivazione della polizza assicurativa di responsabilità civile con massimale adeguato (3 milioni di euro) senza scoperto o franchigia;
- la presenza di parcelle adeguate;
- il rispetto della procedura di controllo per il visto (compilazione delle checklist da allegare al fascicolo).
Per quel che riguarda il rinnovo della polizza assicurativa, nel caso di tacito rinnovo e di pagamento rateale, gli attestati delle quietanze devono essere presentati alla Direzione Regionale competente entro 30 giorni dalla scadenza, utilizzando una delle seguenti modalità: PEC, presentazione di persona, fax o email.
È importante sottolineare che non tutte le anomalie fanno automaticamente scattare gli accertamenti, ma si può affermare con certezza che l’elenco delle anomalie viene vagliato dai funzionari che ne rilevano la priorità secondo criteri molto precisi. I controlli sono effettuati nel corso degli ordinari interventi di vigilanza e sono svolti dalle strutture di audit regionali presso CAF e altri intermediari abilitati al canale Entratel.
