Aggiornamento delle regole del Registro Pubblico delle Opposizioni (RPO)

Il marketing “selvaggio” è da anni sotto la lente di ingrandimento del Garante della Privacy che, negli ultimi anni, ha irrogato pesanti sanzioni.

Per destreggiarsi correttamente ed evitare rischi è bene conoscere la normativa in merito al trattamento dei dati e approfondire le nuove regole del Registro delle Pubbliche Opposizioni (RPO).

In questo articolo cerchiamo di fare chiarezza e mettere ordine nel trattamento dei dati personali per finalità di marketing diretto.

Le regole per fare marketing diretto oggi

Sistemi automatizzati

Il Codice Privacy prevede l’obbligo del consenso per l’utilizzo dei dati di contatto dei contraenti e degli utenti dei sistemi di comunicazione elettronica ai fini dell’invio di comunicazioni di marketing diretto (cioè per l’invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale), ogni qualvolta siano impiegati strumenti cosiddetti automatizzati.
Per strumenti automatizzati si intendono sistemi automatizzati di chiamata o di comunicazione di chiamata senza l’intervento di un operatore, posta elettronica, telefax, messaggi del tipo MMS – Multimedia Messaging Service o SMS – Short Message Service o di altro tipo come, ad es. Whatsapp, Telegram, etc.

L’eccezione del soft spam

E’ opportuno sottolineare che vi è la possibilità di inviare comunicazioni commerciali mediante posta elettronica, anche senza consenso, se ricorono tutte le seguenti tre condizioni:

  • sia data preventiva informazione, inizialmente o in occasione dei successivi contatti, all’utente o al contraente che fornisca le proprie coordinate di posta elettronica nel contesto della vendita di un bene o della prestazione di un servizio,
  • si tratti di comunicazioni afferenti prodotti o servizi analoghi a quello oggetto della vendita,
  • sia espressamente indicato al destinatario il diritto di opporsi in ogni momento, in maniera agevole e gratuita, al trattamento.

Dunque, se il soggetto è stato debitamente informato in occasione della prima contrattualizzazione e in tale contesto ha fornito i propri dati di contatto e, ancora, allorché lo si contatti, sia rammentata la possibilità di opporsi a tali trattamenti (c.d. opt out), la comunicazione sarà ritenuta legittima.

Occorre però anche tenere presente il periodo entro cui si può ritenere valido il legittimo interesse: di solito questo si considera valido se il contratto è attivo e per un lasso di tempo variabile (da un minimo di 30 giorni) dal termine del contratto o della vendita; in genere nei provvedimenti del Garante, a seconda del tipo di attività questo lasso di tempo è fissato in 12/24 mesi, ma va stabilito con un attento bilanciamento di interessi e tenuto conto della giurisprudenza.

Sistemi tradizionali (telefonate con operatore e posta cartacea) 

In caso di utilizzo di sistemi tradizionali, in forza del Gdpr, per contattare l’interessato persona fisica per promuovere prodotti, servizi, offrire appuntamenti dedicati, ci si può basare sul consenso o sul legittimo interesse, ma anche sulle altre basi giuridiche. Tuttavia, occorre prestare attenzione alle indicazioni presenti nel Registro Pubblico delle Opposizioni.

Cosa accade con l’iscrizione nel Registro Pubblico delle Opposizioni? 

Quando un utente o un contraente si iscrive al Registro manifesta il proprio diritto di opposizione alla ricezione di chiamate dirette tramite operatore o di messaggi di posta cartacea tradizionale ai propri indirizzi.

Inoltre, deve essere sottolineato che la comunicazione commerciale telefonica è consentita solo nei confronti di coloro i quali non abbiano esercitato il diritto di opposizione mediante l’iscrizione nel Registro Pubblico delle Opposizioni (RPO) della propria utenza telefonica.

Prima di effettuare un contatto, dunque, è necessario verificare che la numerazione o l’indirizzo postale non siano stati iscritti nel Registro.

Il RPO si applica anche agli SMS e app di messaggistica? 

E’ bene notare che per l’invio di comunicazioni messaggi del tipo Mms, Sms o di altro tipo (Whatsapp, Telegram, etc) non si applica la normativa del RPO. 

L’iscrizione nel RPO blocca solo le chiamate dei call center e quelle automatizzate (dette “robocall”). 

In ogni caso vale la pena ribadire, che pure in mancanza di iscrizione al Registro, senza consenso non è lecito inviare messaggi promozionali agli interessati, ferme restando le particolarità viste sopra.

Al riguardo, per completezza, pare utile ricordare la recente decisione della Cassazione che, con sentenza n. 9920, depositata il 28 marzo 2022 ha statuito che la disponibilità a ricevere comunicazioni commerciali deve essere manifestata alla stipula del contratto; se l’utente non presta il consenso in tale occasione, è da considerarsi illecito l’invio di successivi SMS con i quali si richieda il rilascio del consenso all’attività di marketing.

Con l’iscrizione al Registro, tutti i precedenti consensi relativi alla telefonia sono revocati?

Questo aspetto rappresenta un punto critico che merita una riflessione aggiuntiva: infatti, la “revoca dei consensi” è da ritenersi implicita al momento dell’iscrizione dell’utente al RPO telefonico. 

Il MISE, pur chiedendo anche un pronunciamento del Garante, ha confermato la regola secondo cui è valido e prevalente il consenso prestato successivamente all’iscrizione nel RPO.
È stato precisato, inoltre, che, con l’iscrizione o il rinnovo della stessa, vengono definitivamente revocati tutti i consensi rilasciati in precedenza.

Questa regola, però, non si applica per i casi in cui l’operatore e il contraente hanno un contratto in essere o questo sia cessato da non più di trenta giorni. Questo ultimo punto, in particolare, permetterebbe attività di marketing sui già clienti dell’Operatore advertiser che intende promuovere via telefono suoi prodotti o servizi.

Quindi, riassumendo, quando una numerazione viene iscritta nel nuovo RPO telefonico, a seguito di specifica richiesta dell’utente, sono contestualmente annullati tutti i consensi precedente rilasciati per chiamate (con o senza l’intervento di un operatore umano) per fini di invio di materiale pubblicitario, vendita diretta, comunicazione commerciale o per il compimento di ricerche di mercato.

Successivamente, l’iscrizione può essere rinnovata, cancellata oppure revocata selettivamente nei confronti di uno o più Operatori. Il rinnovo dell’iscrizione aggiorna la data di annullamento dei consensi.

Conseguentemente, per operare in conformità all’attuale normativa, l’Operatore deve conoscere, oltre allo stato dell’iscrizione di una numerazione, anche la data dell’ultima iscrizione o di rinnovo che corrisponde alla data di annullamento dei consensi.

Cosa accade in caso di revoca

Se si revoca la propria iscrizione al Registro (da non confondere con la revoca dei consensi) i consensi annullati con l’iscrizione nel RPO non tornano validi

È possibile autorizzare selettivamente al marketing solo alcuni operatori?

L’ultima funzione a disposizione del Contraente telefonico è quella della revoca selettiva dell’opposizione nei confronti di uno o più Operatori iscritti al RPO, in modo che solo per tali soggetti la numerazione non risulti iscritta.

Cosa si intende per “Registro delle Opposizioni”

Il Registro, è stato istituito con il D.P.R. 178/2010 e affidato alla Fondazione Ugo Bordoni, ente terzo indipendente, con incarico di realizzazione e gestione.
Il Registro è attivo dal 2011.

La disciplina e il funzionamento sono stati aggiornati già nel 2018, con la L. n. 5/2018, in particolare introducendo la possibilità di iscrizione allo stesso per tutti i numeri nazionali, fissi e cellulari, anche se non presenti negli elenchi telefonici pubblici, mentre con il D.P.R. n. 149 del 2018 è stato esteso l’ambito di applicazione della disciplina anche alle comunicazioni commerciali cartacee.

Semplificando molto, può dirsi che l’iscrizione nel Registro comportava (ma comporta ancora, con le novità del 2021 e 2022), l’esercizio del diritto di opporsi al trattamento dei propri dati personali, in particolare dell’utenza telefonica fissa iscritta e del correlato indirizzo postale, risultanti dagli elenchi telefonici pubblici: si tratta dell’esercizio del cosiddetto diritto di opt-out.

Ne consegue che il Registro costituiva (e costituisce) una black list di dati personali che non possono essere utilizzati.

Il divieto vale sia per l’azienda che direttamente voglia contattare un soggetto, sia per le eventuali agenzie o intermediari incaricati (agenzie di telemarketing, teleselling, call center esterni, ecc.).

Chi voglia effettuare attività di comunicazione commerciale deve quindi, necessariamente e previamente, verificare che il dato di contatto che intende utilizzare non sia “iscritto” nel Registro.

La consultazione di tale Registro da parte degli operatori, ad oggi mensile, è necessaria e prevede il pagamento di alcune somme e una consultazione periodica, oltre ovviamente al relativo aggiornamento demandato alla Fondazione che gestisce il Registro stesso (Fondazione Ugo Bordoni).

Le novità del Registro delle Opposizioni

Il DPR 26/2022 entrato in vigore il 13 aprile 2022, introduce, nei suoi 15 articoli, consistenti novità nell’ambito del marketing e delle comunicazioni a scopo commerciale.
Si legge all’art. 3 punto 2. che “il diritto di opposizione, di cui all’articolo 21, paragrafo 2 del RGPD, può essere esercitato dal contraente iscrivendosi al registro di cui al comma 1 ed ha efficacia con riferimento al trattamento dei dati personali di cui al presente regolamento effettuato per fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta, ovvero per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale”.

Pertanto, l’iscrizione al Registro equivale a tutti gli effetti ad una opposizione al trattamento, così prevista ai sensi dell’art. 21 GDPR

Le nuove disposizioni rafforzano la tutela degli utenti e contraenti dei servizi di telefonia contro le pratiche scorrette e aggressive di molti operatori, conosciute anche come “telemarketing selvaggio”.

Le novità più rilevanti riguardano

  • l’estensione del Registro anche alle numerazioni non presenti negli elenchi telefonici pubblici, inclusi i cellulari: nel Registro sono inseribili le numerazioni e i corrispondenti indirizzi postali presenti negli elenchi telefonici dei contraenti e riguarda il trattamento di tutte le numerazioni telefoniche nazionali, fisse e mobili;
  • l’estensione della disciplina a tutti i trattamenti mediante comunicazioni telefoniche con qualunque mezzo effettuate, ossia con o senza operatore (sistemi automatizzati) nonché tramite posta cartacea;
  • la richiesta di iscrizione da parte del contraente (ossia di chi abbia in essere un rapporto con un fornitore di servizi di telefonia, anche eventualmente solo per il tramite di una scheda prepagata) ha come effetto automatico di operare non solo l’opposizione al trattamento di tali numerazioni, ma anche la revoca di tutti i consensi precedentemente espressi;
  • l’iscrizione, o il rinnovo della stessa, non produce effetti nei confronti di quegli operatori che abbiano raccolto consensi nell’ambito di specifici rapporti contrattuali in essere, ovvero cessati da non più di trenta giorni aventi a oggetto la fornitura di beni o servizi, per i quali è comunque assicurata, con procedure semplificate, la facoltà di revoca:
  • le modalità di iscrizione al Registro sono semplificate, poiché ammesse ora con la sola modalità web e telefonica con risponditore automatico.

Vale la pena evidenziare che poiché la norma riporta le definizioni di cui al codice Privacy (Artt. 121 e 130), ossia parla di “contraente”, l’iscrizione al Registro e le sue conseguenze riguardano sia le persone fisiche sia le persone giuridiche.

Il lavaggio delle liste

Tutti coloro che vorranno utilizzare

  • numeri di telefonia per effettuare chiamate con finalità commerciali  
  • indirizzi postali tratti dagli elenchi pubblici degli abbonati o delle categorie merceologiche

dovranno consultare il Registro prima di iniziare e in ogni caso mensilmente, aggiornando le proprie liste di contatto secondo quanto comunicato dal gestore, che dovrà consegnare, entro 24 ore dalla ricezione, la lista con i contatti che l’operatore vorrebbe contattare con l’indicazione di coloro che si siano iscritti o che abbiano modificato precedenti indicazioni.

La consultazione così fatta, che restituirà liste non modificabili o ulteriormente trasmissibili a terzi, avrà efficacia di 15 giorni per il marketing telefonico e di 30 per gli invii mediante posta cartacea. Ne consegue che l’operazione denominata, appunto “lavaggio delle liste” dovrà avvenire ogni 15 giorni per il marketing telefonico e ogni 30 per il marketing postale cartaceo.

Dal 27 luglio 2022, l’utente che non voglia più essere contattato, sul proprio numero di telefono cellulare, su quello risultante dagli elenchi pubblici e, ovviamente, anche presso il proprio indirizzo correlato alla numerazione fissa, potrà, iscrivendosi al Registro, così esercitare la propria opposizione, il proprio dissenso, diniego, rifiuto a ricevere comunicazioni, proposte, offerte, segnalazioni, richieste di appuntamenti dedicati, di qualsiasi tipologia e natura.

Soggetti obbligati (operatori) ad accedere al servizio di consultazione degli iscritti al Registro

Qualunque soggetto, persona fisica o giuridica che, in qualità di titolare ai sensi del Regolamento (UE) 679/2016, intenda effettuare il trattamento dei dati di cui all’articolo 129, comma 1, del D. Lgs. n. 196/2003 e delle numerazioni telefoniche nazionali mediante l’impiego del telefono oppure mediante posta cartacea per fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale deve presentare istanza al gestore del Registro.

Seguono adempimenti e prescrizioni poste sull’operatore che, volendo effettuare attività di marketing, tradizionale o automatizzato, utilizzando numerazioni di telefono fisso o mobile, deve previamente verificare che la numerazione non sia presente nel Registro.

Obbligo di consultazione: prima dell’inizio della campagna e, in ogni caso, mensile;

Registrazione dell’operatore: compilazione form web; invio documentazione;

Gestione istanza: mediante Spid, CIE, certificato digitale nell’area riservata del sito https://registrodelleopposizioni.it/;

Modalità di consultazione: Area riservata, Pec, firma digitale, web services;

Liste di contatti da verificare: file di testo compressi, firmati digitalmente, con le numerazioni da verificare;

Liste restituite: file di testo compressi contenenti le numerazioni sottoposte con indicazione, per ciascuna, se presente come iscritta o meno e, per Registro telefonico, eventuale data di annullamento dei consensi;

Periodo di validità della lista restituita: 15 giorni per Registro telefonico, 30 giorni per Registro postale;

Dimensioni liste: liste sino a un milione di numerazioni; massimo invio giornaliero di liste: fino a 15 in un giorno per un totale di 15 milioni di numerazioni.

Costi di accesso per chi consulta il RPO preventivamente all’attività di marketing

Gli operatori devono versare al gestore del RPO le tariffe di accesso su base annuale ovvero sulla base di altre frazioni temporali anche inferiori, a seconda delle esigenze dell’operatore, purché nei limiti stabiliti dal gestore (MISE).

Per completezza, dal 2022 i costi per l’accesso al Registro sono stati fortemente ridotti in quanto rappresentano un deterrente all’effettivo impiego del sistema

Attualmente, ogni elemento di una lista costa € 0,00087 ; quindi la verifica di una lista di centomila contatti ha un costo di 87€; e di una lista di un milione di contatti, 870€

Cosa deve fare l’operatore che intenda fare marketing telefonico o cartaceo

Come abbiamo visto, qualunque soggetto, persona fisica o giuridica, che – in qualità di titolare del trattamento dei dati personali – intende svolgere attività di marketing mediante il telefono e/o la posta cartacea, utilizzando i dati degli utenti presenti negli elenchi telefonici pubblici (numeri di telefono ed eventuali indirizzi di posta associati) è tenuto a registrarsi al RPO e a comunicare la lista dei numeri che intende contattare. 

Sul sito del Registro, un’intera sezione è dedicata agli Operatori con istruzioni, FAQ e area riservata.

Sul sito del MISE una pagina relativa alla consultazione pubblica è stata predisposta una dettagliata scheda informativa con indicazioni ed esempi di funzionamento.

Altri obblighi per l’Operatore che intenda promuovere propri prodotti e servizi

L’operatore è tenuto a effettuare le chiamate rendendo identificabile la linea chiamante e utilizzando prefissi nazionali, pena le sanzioni applicabili dall’Agcom.

Sia l’operatore sia l’eventuale soggetto delegato (agenzie, mandatari, call center, ecc.), devono rendere idonea Informativa ai sensi del Gdpr e indicare con precisione al contraente che i dati personali sono stati estratti legittimamente dagli elenchi di contraenti di cui all’art. 129 del Codice ovvero da altre fonti;

il Garante Privacy eseguirà i controlli sull’organizzazione e sul funzionamento del registro stesso, nonché per ogni altra verifica o ispezione che risulti necessaria;

in caso di violazione il contraente potrà avvalersi delle forme di tutela di cui al Gdpr, e in particolare quelle che prevedono mezzi di ricorso, responsabilità e sanzioni, nonché di quelle del Codice Privacy che stabiliscono modalità e procedure per gli accertamenti e i controlli.

Servizi di call center esterni incaricati dal Titolare di effettuare attività di comunicazione commerciale

L’operatore, che intende avvalersi di un servizio di call center esterno, avrà l’onere di designare il medesimo Responsabile esterno di trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, con le garanzie in materia di trattamento di dati personali, ivi compreso il profilo di sicurezza, e con la garanzia che tale soggetto, esercente l’attività di call center sia iscritto al ROC come Operatore di Comunicazione.

Le sanzioni

Sono noti i provvedimenti, in diverse e articolate decisioni, che hanno imposto svariate decine di milioni di euro da versare a diversi operatori del settore, soprattutto, delle utilities, anche se al di sotto del massimo edittale, che può raggiungere fino a 20 milioni di euro o al 4% dei ricavi consolidati dell’impresa.

Le possibili sanzioni per gli inadempienti sono le seguenti:

  • Sanzioni (come previsto dal GDPR)
  • Sospensione delle attività di telemarketing
  • Revoca dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività.

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