Il 15 marzo 2023 è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il d.lgs. 24/2023, che recepisce la direttiva UE 2019/1937, riguardante la protezione dei whistleblowers.
Chi sono? Cosa cambia? Approfondiamo l’argomento in questo articolo.
Dal 15 marzo 2023 è valida anche in Italia la normativa a tutela dei whistleblowers, ovvero azionisti, dirigenti, amministratori, dipendenti, fornitori, consulenti, tirocinanti, lavoratori autonomi, ecc. che segnalano violazioni del diritto dell’Unione, estendendo l’ambito di applicazione e gli obblighi correlati.
Le violazioni di cui si parla sono quelle che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’Amministrazione pubblica o dell’ente privato di cui i whistleblowers siano venuti a conoscenza nel contesto lavorativo; il nuovo decreto si applica anche agli enti che operano nel settore dei servizi, prodotti e mercati finanziari e della prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo. Inoltre, è stato definitivamente approvato a seguito di parere favorevole del Garante per la Protezione dei Dati Personali.
In Italia, il whistleblowing era già stato oggetto di alcuni interventi legislativi. Con il recepimento della direttiva le esigenze di tutela del segnalante vengono legate, alternativamente, all’avvenuta adozione di un Modello Organizzativo e quindi alla soglia dimensionale dell’impresa.
Le violazioni che possono essere oggetto di segnalazione sono:
- condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o le singole violazioni del modello di organizzazione e gestione eventualmente adottato;
- illeciti relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; tutela della privacy e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi; tutela dell’ambiente; salute pubblica; protezione dei consumatori; sicurezza e conformità dei prodotti; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza dei trasporti; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali;
- atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
- atti od omissioni riguardanti il mercato interno comprese le violazioni delle norme dell’Unione europea in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, nonchè in materia di imposta sulle società.
L’entrata in vigore è fissata al 15 luglio 2023 per gli enti già dotati di modello organizzativo o che nell’ultimo anno abbiano avuto una media di dipendenti maggiore o uguale a 250, mentre per tutte le aziende che abbiano avuto un numero di dipendenti compreso tra 50 e 249 l’entrata in vigore è posticipata al 17 dicembre 2023. Ai fini del calcolo del numero dei dipendenti rientrano sia i lavoratori a tempo determinato che indeterminato.
A chi sono rivolte le misure di protezione?
Ai facilitatori (“persona fisica che assiste una persona segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata”), ai colleghi che hanno una relazione di parentela entro il 4° grado e agli eventuali Enti di proprietà o per cui lavora il segnalante.
I canali di segnalazione
È previsto l’obbligo di istituire un canale di segnalazione interno in grado di trasmetterla in forma scritta e orale. Deve inoltre essere possibile effettuare la segnalazione mediante incontro diretto, da fissare entro un termine ragionevole. Inoltre, qualora la segnalazione interna fosse presentata ad un soggetto diverso da quello previsto, essa deve essere trasmessa al soggetto competente, entro sette giorni dal suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante. Inoltre, per gli enti dotati di un proprio sito internet, lo stesso deve avere una sezione informativa sul whistleblowing, con “informazioni chiare” sui canali di segnalazione e sul loro funzionamento.
In secondo luogo, il decreto istituisce un canale di segnalazione esterno, la cui gestione è demandata all’ANAC. Esso potrà essere utilizzato nel caso in cui il canale di segnalazione interno non sia stato attivato o non sia conforme alla normativa o, per esempio, nel caso in cui il segnalante abbia il timore di ritorsioni in caso di utilizzo del canale interno.
Infine, solamente come strumento di ultima istanza, il decreto prevede che il whistleblower possa “rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone”, ricorrendo dunque alla divulgazione pubblica.
La procedimentalizzazione delle modalità di gestione della segnalazione
La gestione dei canali interni deve essere affidata ad una persona o ufficio interno oppure ad un soggetto esterno, autonomi e dedicati, con personale (in entrambi i casi) specificamente formato.
Una volta ricevuta la segnalazione, il gestore deve:
- rilasciare al segnalante un avviso di ricevimento della segnalazione, entro 7 giorni dalla data di ricezione;
- dopo aver dato seguito alla segnalazione, deve fornire riscontro al segnalante entro 3 mesi.
Il decreto indica anche le modalità di archiviazione della documentazione, che deve essere conservata per il tempo necessario al suo trattamento e, comunque, non oltre 5 anni.
Sanzioni amministrative
Infine, il decreto introduce sanzioni amministrative pecuniarie irrogabili da ANAC:
- da 10.000 a 50.000 euro, in caso di ritorsioni, ostacolo alla segnalazione e violazione dell’obbligo di riservatezza, nonché in caso di omessa predisposizione dei canali di segnalazione o di procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni;
- da 500 a 2.500 euro, nel caso venga accertata la penale responsabilità del segnalante per i reati di diffamazione o calunnia.
Il primo evidente rischio è, quindi, quello di vedersi comminata una sanzione pecuniaria da ANAC ma anche quello reputazionale, soprattutto nel caso della cosiddetta “divulgazione pubblica”.
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