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Continuiamo l’approfondimento del tema Whistleblowing entrando nel merito dei destinatari delle segnalazioni in ambito privato.

Come detto in precedenza, una delle scelte da compiere per la segnalazione di illeciti all’interno di un’organizzazione, è proprio l’individuazione del soggetto al quale la segnalazione dovrà essere rivolta.

Nello specifico, la gestione del canale di segnalazione interna di illeciti può essere affidata, mediante apposito atto di nomina, a:

• una persona dedicata o un ufficio interno autonomo con personale specificamente formato per la gestione del canale di segnalazione;
• un soggetto esterno (come Spaziottantotto), anch’esso autonomo e con personale specificamente formato.

Nel settore privato la scelta può essere fatta in modo indipendente da ciascun ente, purché vengano rispettati i requisiti di autonomia e formazione citati in precedenza.

Alcuni esempi di soggetti adatti a gestire le segnalazioni

Secondo le linee guida dell’ANAC:

• organi di internal audit;
• l’organismo di vigilanza (Odv) previsto dalla disciplina del Dlgs 231/2001;
• comitati etici.

Secondo i suggerimenti di Confindustria:

• il responsabile anticorruzione o il responsabile delle funzioni di internal audit o compliance (nelle realtà più piccole, dove queste figure potrebbero mancare, il ruolo può essere affidato a figure prive di mansioni operative – ad esempio il responsabile delle funzioni legali o delle risorse umane);
• un ufficio dedicato all’interno dell’azienda (già esistente o appositamente costruito) come organismo di vigilanza;
• un ufficio esterno, dotato come sempre dei requisiti di autonomia e formazione professionale.

In ogni caso è necessario un apposito atto di nomina per i soggetti interni o un contratto di servizio in caso di rapporti con i soggetti esterni.

Quali sono i destinatari da evitare

La Commissione di studio del Consiglio nazionale dei dottori commercialisti e degli esperti contabili (Cndcec), nel documento di ricerca «Nuova disciplina del whistleblowing e impatto sul Dlgs 231/2001», ha evidenziato che una norma siffatta, lasciando ampio spazio ai soggetti obbligati, rischia di condurre alla scelta inopportuna di alcuni soggetti, come ad esempio:

• gli organi amministrativi (l’amministratore unico, i membri del consiglio di amministrazione oppure il presidente del consiglio di amministrazione, gli uffici e il personale di diretto supporto) che potrebbero non avere un comportamento imparziale, essendo interessati alla tutela dell’immagine aziendale;
• il direttore generale, gli uffici e il personale di diretto supporto, in quanto direttamente condizionati dal management;
• dirigenti e personale apicale perché la loro posizione potrebbe essere un limite per i soggetti sottoposti, che potrebbero essere intimoriti nel caso volessero effettuare una segnalazione;
• l’organismo di vigilanza stesso perché le violazioni che potrebbero essere oggetto di segnalazione sono ben più numerose delle fattispecie riconducibili alla disciplina 231/2001; inoltre, l’organismo di vigilanza deve operare nel rispetto dei requisiti di indipendenza e autonomia (che potrebbero risultare compromessi dall’affidamento di un ulteriore incarico).

Tutti questi soggetti, dunque, non sono indicati a ricoprire il ruolo di destinatario delle segnalazioni Whistleblowing.

Hai messo in regola la tua attività?

L’obbligo di adeguarsi alle regole del Dlgs 24/2023 sul Whistleblowing è ormai definitivo per i datori di lavoro che impiegano in media almeno 50 dipendenti.

Come vi abbiamo raccontato a settembre, la persona che riscontra una violazione di disposizioni normative (nazionali o europee) nell’ambito del contesto lavorativo, può procedere con la segnalazione utilizzando:

• canali di segnalazione interni, che devono sempre garantire la riservatezza della persona segnalante, del facilitatore, della persona coinvolta e del contenuto della segnalazione.
• canali di segnalazione esterni nei casi in cui non sia previsto il canale interno o qualora il segnalante ritenesse che la segnalazione interna non sarebbe efficace e/o priva del rischio di eventuali ritorsioni;
• la divulgazione pubblica qualora le segnalazioni interne e/o esterne non fossero possibili, non avessero efficacia o non fossero prive del rischio di eventuali ritorsioni;
• la denuncia all’autorità giudiziaria, in ogni caso possibile.

La segnalazione può essere presentata:

• in forma scritta – anche con modalità informatiche;
• in forma orale – con linea telefonica, messaggi vocali o incontri diretti.

In ogni caso, ovviamente, occorre garantire la riservatezza dei dati e della privacy del segnalatore. Per maggiori dettagli sul tema potete leggere il nostro articolo dedicato: Whistleblowing e adempimenti privacy.

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Gli step per adempiere gli obblighi in materia di Whistleblowing sono 7:

1. Definire il canale con un atto organizzativo specifico
   per organizzare e disciplinare le procedure per il ricevimento e la gestione delle segnalazioni.
2. Effettuare la comunicazione alle rappresentanze sindacali
   tramite PEC, allegando il regolamento interno o la procedura.
3. Informare adeguatamente sul sito o sulla pagina della piattaforma
   inserendo informazioni sull’utilizzo del canale (interno o esterno) chiare e facilmente accessibili.
4. Garantire l’attività di formazione al personale
   per i soggetti a cui è affidata la gestione del canale di segnalazione.
5. Adeguare il modello organizzativo 231, se adottato
   seguendo le modalità previste dalla legislatura.
6. Definire le modalità di trattamento dei dati
   nel rispetto del Regolamento Ue 679/2016.
7. Assumere l’incarico di gestore delle segnalazioni

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